Територіальне управління Державної судової адміністрації України в Київській областi

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник територіального

управління Державної судової

адміністрації України в

Київській області

_________________ Н.Я. Бадахов

«____» __________ ______ року

ДОВІДКА

за результатами перевірки стану організації ведення роботи

в Іванківському районному суді Київської області

Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області від 23.06.2015 № 61 25 червня 2015 року було здійснено перевірку організації роботи Іванківського районного суду Київської області комісією у складі: Горностай О.Ю. – начальника відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Пермінової О.О. - головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій та Приймак І.Г. - головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Смірнової Д.В. – головного спеціаліста сектору кадрової роботи.

Перевірка стану організації роботи Іванківського районного суду Київської області включала наступні питання: організація ведення судового діловодства, номенклатури справ суду, первинний облік справ та статистична звітність, наявність розглянутих справ у канцелярії (в архіві) місцевого загального суду, організація кадрового забезпечення, організація роботи зі зверненнями громадян, приймання громадян керівництвом суду, організація роботи із запитами на отримання публічної інформації, організація роботи архіву суду, бібліотека суду, облік та зберігання речових доказів, організація проведення навчань з апаратом суду, а також рівень професійної підготовки керівника апарату суду, та охоплювала період 2012-2015 роки.

Ведення судового діловодства

Організацію діловодства в Іванківському районному суді Київської області та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 зі змінами (далі - Інструкція) та своєї посадової інструкції повинна забезпечувати керівник апарату суду Задирака Інна Анатоліївна, яка також повинна забезпечувати організованість у роботі працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.

Проте комісії, під час перевірки Іванківського районного суду Київської області, не було надано можливості перевірити стан діловодства суду. На вимогу комісії надати для перевірки номенклатуру справ місцевого суду, наряди заведені відповідно до номенклатури справ та журнали з діяльності суду було проявлено абсолютну халатність керівником апарату суду. Ані номенклатура справ суду, ані наряди та журнали протягом години надані комісії для перевірки не були.

Первинний облік та статистична звітність

Усі матеріали, що надходять до суду, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду (відповідно до п 2.1 Інструкції). Після реєстрації усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках за формами встановленими Інструкцією.

Вхідна та вихідна кореспонденція в Іванківському районному суді реєструється в автоматизованій системі документообігу суду.

На основі документів первинного обліку суд складає статистичні звіти (квартальні, піврічні та річні) встановлених форм.

Обліково-статистичні картки заповнюються лише в електронному вигляді.

Облік кримінальних справ ( кримінальних проваджень)

та відображення їх у звітах ф. № 1, 1-1

Діловодство канцелярії кримінальних справ суду ведеться державною мовою відповідно до п.1.4 Інструкції.

Матеріали кримінального провадження та матеріали, що підлягають розгляду у порядку кримінального судочинства реєструються у відповідних обліково-статистичних картках.

Також зазначаємо, що під час перевірки не можливо було перевірити своєчасне та належне заповнення обліково-статистичних карток на кримінальні справи та кримінальні провадження, що перебували в провадженні Іванківського районного суду, оскільки в повному обсязі містилися в автоматизованій системі документообігу суду та не були роздруковані та передані до архіву. Не було надано можливості встановити достовірність показників облікованих у формах статистичної звітності.

Облік цивільних, адміністративних справ

та відображення їх у звітах ф. № 2-Ц, 2-А

Цивільні справи реєструються в день надходження до суду в обліково-статистичних картках за індексами передбаченими Інструкцією.

Адміністративні справи, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці за індексами передбаченими Інструкцією.

Також зазначаємо, що під час перевірки не можливо було перевірити своєчасне та належне заповнення обліково-статистичних карток на цивільні та адміністративні справи, що перебували в провадженні Іванківського районного суду, а також достовірність показників облікованих у формах статистичної звітності оскільки в повному обсязі містилися в автоматизованій системі документообігу суду та не були роздруковані та передані до архіву. Не було надано можливості встановити достовірність показників облікованих у формах статистичної звітності.

Облік справ про адміністративні правопорушення

та відображення їх у звіті ф. № 3

Справи про адміністративне правопорушення реєструються в обліково-статистичних картках на справу про адміністративне правопорушення за індексами передбаченими Інструкцією.

Також зазначаємо, що під час перевірки не можливо було перевірити своєчасне та належне заповнення обліково-статистичних карток на справи про адміністративні правопорушення, що перебували в провадженні Іванківського районного суду, а також достовірність показників облікованих у формі статистичної звітності оскільки в повному обсязі містилися в автоматизованій системі документообігу суду та не були роздруковані та передані до архіву. Не було надано можливості встановити достовірність показників облікованих у формах статистичної звітності.

Строки здачі справ до канцелярії суду

Кримінальні справи

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті кримінальні справи за 2012-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в архіві суду та/або в канцелярії суду. На обліково-статистичних картках проставляється знаходження справи – в канцелярії суду / в архіві суду / в суді апеляційної інстанції тощо.

Всі справи в наявності в канцелярії та в архіві, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 1).

Адміністративні справи

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті адміністративні справи за 2014 рік та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.

Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 2).

Цивільні справи

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті цивільні справи за 2014 рік та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.

Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 3).

Справи про адміністративні правопорушення

В ході перевірки були відібрані всі розглянуті справи про адміністративні правопорушення за 2014 рік та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.

Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 4).

Організація архівної справи в суді

Відповідальною за організацію роботи архіву Іванківського районного суду Київської області є архіваріус Недашківська Т.С.

Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі – Інструкція).

Організація роботи архіву Іванківського районного суду ведеться відповідно до Положення про архівний підрозділ Іванківського районного суду Київської області, затвердженого наказом керівника апарату суду від 10.02.2014 № 1-ОД.

Відповідно до наведених вище Інструкції та Положення, у суді наказом голови суду від 05.02.2014 № 2-ОД створена експертна комісія (далі - ЕК) суду. До складу ЕК суду входить 6 працівників суду та начальник архівного відділу Іванківської РДА Київської області.

Положення про ЕК Іванківського районного суду Київської області затверджене наказом голови суду від 10.02.2014 №2-ОД.

Незрозумілим є порядок реєстрації на нумерації наказів підкреслених вище.

Згідно п.3.3.3. Інструкції ЕК суду повинна працювати відповідно до річного плану, затвердженого головою суду. Однак планів роботи ЕК Іванківського районного суду у суді немає. Натомість є План роботи архіву Іванківського районного суду на 2014 рік, затверджений наказом керівника апарату суду від 14.02.2014 №9-а та підписаний архіваріусом.

Засідання ЕК суду повинні проводитись не рідше 1 разу на рік (п.3.3.3.Інструкції), однак перевірці був наданий лише 1 протокол за 2014 рік від 23.09.2014. Протоколів засідань ЕК суду за 2012-2013 роки немає.

Відповідно до розділу 3.4. Інструкції в суді щорічно повинна проводитися експертиза цінності документів суду. Під час проведення такої експертизи здійснюється відбір документів постійного та тривалого зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчився. За результатами експертизи цінності в суді повинні складатися описи справ постійного, тривалого зберігання та з особового складу, а також акти про вилучення для знищення справ. Справи включаються до акту про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня поточного року. Однак, всупереч вимог Інструкції, наведених вище, у Іванківському районному суді робота по експертизі цінності документів не проводиться належним чином. Станом на день перевірки архіваріусом було підготовлено акти про вилучення для знищення справ лише за 2007-2008 роки. Акти не відповідають встановленому Інструкцією зразку.

В архів суду передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Однак помічені невеликі розбіжності зі зразками описів справ які передбачає Інструкція.

Відповідно до пунктів 6.12-6.14 Інструкції в архіві суду, справи яких передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. Паспорт архіву суду складається щорічно в двох примірниках, один з яких до 01 грудня повинен направлятися до архівного відділу районної державної адміністрації, однак, в порушення даних вимог, Паспорти архіву Іванківського районного суду Київської області за 2012-2014 р.р рік не складені, та не були надані комісії для огляду.

Графіки передання судових справ та інших документів канцелярією до архіву суду, передбачені п. 4.3.6. Інструкції, за 2012-2015 роки у суді відсутні.

Засвідчувальні написи складені на окремому аркуші та вміщені наприкінці кожної справи. Оформлені відповідно до вимог Інструкції та підписані архіваріусом суду.

Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення календарного року зв‘язуються у пачки та передаються до архіву суду із зазначенням строків зберігання, проте кожній справі не присвоюється архівний номер. Передання до архіву справ та документів повинно проводитись за актами, затвердженими головою суду, у яких вказується дата передання, їх кількість, номери справи. Однак дана вимога недотримана.

Строк зберігання судових справ та справ загального діловодства визначається відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом ДСА України №22 від 11.02.2010, або установлюється ЕК суду з урахуванням наукової і практичної цінності документа.

Закінчені справи загального діловодства, що передані на зберігання до архіву суду, не оформлені належним чином: не пронумеровані аркуші, не складені внутрішні описи, не зроблені засвідчувальні написи, не оформлені обкладинки (титульні аркуші) на справах, тобто на обкладинках справ повинно бути вказано найменування суду, дата її початку і закінчення, термін зберігання (розділ 4.1 Інструкції).

На обкладинках судових справ, переданих до архіву суду, присутні написи «До архіву», що в свою чергу є дозволом на передання судової справи до архіву суду. Такий дозвіл надає суддя, під головуванням якого розглянуто справу, або голова районного суду.

Журнал видавання справ з архіву суду, передбачений п.7.9 Інструкції, прошитий, пронумерований та скріплений печаткою, однак ведеться з недоліками. Зустрічаються випадки не зазначення повернення судових справ.

Ведення кадрового діловодства в суді

Штатним розписом Іванківського районного суду Київської області на 2015 рік передбачено 26 штатних одиниць, з них: 5 судді, 19 державних службовців, 1 службовець, 1 прибиральниця.

Станом на 25 червня 2015 року в суді відсутні вакантні посади.

Відповідно до посадової інструкції обов‘язки з організації роботи з кадрами в Іванківському районному суді покладені на заступника керівника апарату Марченко Тетяну Іванівну відповідно до наказу територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області № 14/к від 24.01.2014 р.

У процесі вивчення кадрового забезпечення Іванківського районного суду встановлено наступне.

Правила внутрішнього трудового розпорядку для суддів та працівників апарату Іванківського районного суду Київської області розроблені відповідно до чинного законодавства та затверджені загальними зборами трудового колективу від 06.02.2014 р., але знаходяться не в окремому наряді, а в особових справах працівників суду з якими вони ознайомлені під розпис. Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщені на дошці оголошень суду.

Особові справи працівників апарату суду та суддів ведуться спільно відповідно Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції та Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98. № 371 (далі - Порядок ведення особових справ державних службовців).

Однак, в особовій справі Мартовицької Н.Є., Форощи І.С відсутні посадові інструкції; в особовій справі Хомич В.М. відсутні накази про надбавки; особова справа Алексієнка А.В. не підшита і після звільнення не здана до архіву; особова справа Фещенко А.М. не підшита і особові документи не завірені; особова справа Недашківської Т.С. не підшита; в особовій справі Євтушенко В.Д. відсутній наказ про надбавки і посадова інструкція; особова справа Стесун Т.І. не підшита, а також в особових справах працівників суду відсутня інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб.

При заповненні трудових книжок працівників суду, в основному, в суді дотримуються виконання вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 № 59. Відомості про призначення, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу керівника апарату.

Однак в трудовій книжці Слободян Н.П відсутній запис обрання її на посаду голови суду відповідно до зборів суддів Іванківського районного суду в 2014 і в 2015 році; в трудовій книжці Мельниченко Т.В. відсутній запис щодо переведення її з посади помічника заступника голови суду на посаду помічника судді; в трудовій книжці Шурубора В.І. відсутній запис про призначення на посаду помічника судді; в трудовій книжці Євтушенко В.Д. відсутній запис про призначення на посаду секретаря судового засідання і записи про присвоєння рангів державного службовця; в трудовій книжці Ткаченка Ю.В. відсутній запис про припинення адміністративних повноважень відповідно до п. 5 ст. 20 Закону України «Про судоустрій і статус суддів»; в трудовій книжці Онищенко В.В. відсутній запис про присвоєння 12 рангу державного службовця;

При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву державної служби, до особової справи працівника апарату суду не додається довідка про перебування в кадровому резерві.

Також, в Іванківському районному суді відсутній список кадрового резерву на 2015 рік, що являє собою порушення постанови Кабінету Міністрів України № 199 від 28.02.2001 «Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби».

Також, в суді відсутній графік черговості надання щорічних відпусток суддям та працівникам апарату суду, що є порушенням.

На виконання вимог Закону України “Про державну службу” та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 року №169 в суді створена конкурсна комісія (наказ керівника апарату від 27.01.2015 року № 3-од), але протоколи засідань конкурсної комісії та відповіді на білети зберігаються не в наряді.

В суді відсутня щорічна оцінка за 2014 рік, що є порушенням Постанови Кабінету Міністрів від 28 грудня 2000 р. № 1922 «Про затвердження Положення про проведення атестації державних службовців».

Присвоєння рангів та вставлення надбавок за вислугу років державним службовцям апарату суду, в основному, проводяться у відповідності до Закону України “Про державну службу”. Ранги державним службовцям апарату суду присвоюються за поданням керівника апарату суду за умови успішної роботи.

У суді заведені книги реєстрації наказів, накази голови суду та керівника апарату суду реєструються не в окремих журналах та не в окремих нарядах залежно від тематики наказів та строків зберігання: з основної діяльності, з особового складу, з адміністративного-господарських питань та про надання відпусток.

У Іванківському районному суді виконуються вимоги антикорупційного законодавства, відсутні факти адміністративного провадження в справах про корупційні діяння або інші правопорушення, пов’язані з корупцією. Державні службовці суду доходи за 2014 рік задекларували, декларації про знаходяться в особових справах працівників апарату суду.

ЄДКС «Картка» не ведеться вже два роки.

Висновки

За результатами вивчення стану організації роботи Іванківського районного суду Київської області можна дійти висновку про незадовільний рівень стану судового діловодства, обліково-статистичної роботи, архівної справи та кадрового діловодства в суді, а також про невідповідність займаній посаді керівником апарату суду.

І. Для забезпечення належного стану організаційної роботи з судового діловодства, обліково-статистичної роботи, кадрової та архівної діяльності Іванківського районного суду Київської області вважаємо за необхідне рекомендувати:

Голові Іванківського районного суду Київської області Слободян Н.П.:

1. Відповідно до ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» - посилити контроль за ефективністю діяльності роботи суду;

2. Направити начальнику територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області Подання про звільнення керівника апарату суду із займаної посади.

3. Прийняти всі необхідні заходи для організації роботи суду по усуненню всіх недоліків, виявлених під час перевірки.

4. В найкоротший термін направити начальнику територіального управління ДСА України в Київській області Подання про призначення нового керівника апарату суду.

Новопризначеному керівнику апарату Іванківського районного суду Київської області:

1) Привести стан судового діловодства у відповідність діючим Інструкціям та Положенням з організації роботи суду, зокрема:

- Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 зі змінами;

- Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України від 15.12.2011 № 168;

- Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного суду України, Державної судової адміністрації України від 27.08.2010 №51/401/649/471/23/125;

- Інструкція про порядок роботи з технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання), затвердженої наказом ДСА України від 20.09.2012 №108:

- Інструкції про порядок роботи з технічними засобами відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відео конференції під час судового засідання (кримінального провадження), затвердженої наказом ДСА України від 15.11.2012 № 155;

- Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 року № 348;

- Нової редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженої рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та погодженої наказом ДСА України від 02.04.2015 №45, та іншим.

2) Суворо дотримуватись вимог Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, а також в разі необхідності надання відповідальним особам Іванківського районного суду методичної допомоги працівниками територіального управління.

3) Здійснювати систематичне навчання працівників апарату суду з питань судового діловодства та обліково-статистичної роботи;

4) По закінченню року роздруковувати обліково-статистичні картки для передачі їх у архів суду;

5) Розмістити на Інформативній дошці суду форму запиту на публічну інформацію та Положення про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Іванківського районного суду, витяг із Закону України «Про судоустрій і статус суддів» щодо дисциплінарної відповідальності суддів, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила поведінки в суді;

6) Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та дані стану здійснення правосуддя;

7) Привести архівну справу у відповідність діючій Інструкції:

- При складанні описів та актів неухильно дотримуватись встановлених зразків;

- Контролювати стан передання справ та документів з діяльності суду до архіву суду;

- Привести у відповідність Інструкції оформлення титульних аркушів на справах з діяльності суду;

- Щорічно до 01 грудня складати Паспорт архіву суду;

- Облікувати та систематизувати належним чином справи постійного, тривалого зберігання та справ особового складу;

- Систематизувати роботу суду щодо проведення експертизи цінності документів;

- Щороку проводити роботу по знищенню справ, термін зберігання яких закінчився.

8) Під час зміни керівника апарату суду дотримуватись порядку приймання-передавання документів (справ), передбаченого розділом IX Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду;

9) Дотримуватися встановлених Інструкціями термінів затвердження планів та графіків щодо організації роботи суду та зокрема архіву суду;

10) При приведенні стану кадрової роботи у відповідність встановленим нормам:

- Ретельно перевірити усі особові справи, привести у відповідність та дотримуватися вимог Порядку ведення особових справ державних службовців;

- Внести записи до трудових книжок суддів та працівників суду;

- Дотримуватися вимог постанови Кабінету Міністрів України № 199 від 28.02.2001 та щороку затверджувати список осіб, зарахованих до кадрового резерву;

- Скласти та затвердити на 2015 рік графік черговості надання щорічних відпусток, як це передбачено ст. 79 Кодексу законів про працю України;

- Вести особові картки державних службовців і подавати інформацію до територіального управління в разі змін (звільнення/призначення).

ІІ. Доповідну записку розглянути на нараді за участю голови суду та працівників апарату місцевого суду.

ІІІ. Для проведення роботи з усунення виявлених перевіркою недоліків та порушень встановити апарату Іванківського районного суду Київської області термін у 2 місяці.

ІV. По закінченню двохмісячного терміну для усунення виявлених перевіркою недоліків працівникам територіального управління ДСА України в Київській області організувати повторну комплексну перевірку стану організації роботи Іванківського районного суду Київської області.

V. Доповідну записку направити голові Апеляційного суду Київської області до відома.

Начальник відділу організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики та інформаційних технологій О.Ю. Горностай

Головний спеціаліст відділу організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики та інформаційних технологій О.О. Пермінова

Головний спеціаліст відділу організаційного

забезпечення діяльності судів, судової

статистики та інформаційних технологій І.Г. Приймак

Головний спеціаліст сектору кадрової роботи

Довідка за результатами перевірки стану організації ведення роботи в Іванківському районному суді Київської області