ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник територіального
управління Державної судової
адміністрації України в
Київській області
_________________ Н.Я. Бадахов
«16» вересня2015 року
ДОВІДКА
за результатами перевірки стану організації ведення роботи
в Сквирському районному суді Київської області
Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області від 01.09.2015 № 91 02 вересня 2015 року було здійснено перевірку організації роботи Сквирського районного суду Київської області комісією у складі: Горностай О.Ю. – начальника відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Приймак І.Г. – головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Стоцької О.Ю. – головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій та Смірнової Д.В. – головного спеціаліста сектору кадрової роботи.
Перевірка стану організації роботи Сквирського районного суду Київської області включала наступні питання: організація ведення судового діловодства, номенклатура справ суду, первинний облік справ та статистична звітність, наявність розглянутих справ у канцелярії (в архіві) місцевого загального суду, організація кадрового забезпечення,організація роботи зі зверненнями громадян, приймання громадян керівництвом суду, організація роботи із запитами на отримання публічної інформації, організація роботи архіву суду, бібліотека суду, облік та зберігання речових доказів, організація проведення навчань з апаратом суду, а також рівень професійної підготовки керівника апарату суду.
Ведення судового діловодства
Діловодство Сквирського районного суду Київської області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Яремко Наталія Василівна, яка забезпечує також організованість у роботі працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
В своїй роботі працівники Сквирського районного суду Київської області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 зі змінами (далі - Інструкція), а також новою редакцією Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджену рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та погоджену наказом ДСА України від 02.04.2015 № 45.
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
План роботи суду
План роботи суду затверджується поквартально та на рік. В наявності План роботи Сквирського районного суду на 2015 рік (затверджений 05.01.2015). Є відмітки про виконання.
Навчання
Навчання з працівниками апарату суду проводяться постійно.
План занять на 2015 рік затверджений керівником апарату 29.12.2014. З планом занять працівники суду ознайомлені.
Проведені навчання оформлюються протоколами. Станом на 02.09.2015 проведено 8 занять.
Оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду
Оперативні наради з працівниками апарату суду та суддями проводяться постійно.
Станом на 02.09.2015 рік з працівниками апарату суду проведено 17 нарад, з суддями – 14. Протоколи в наявності.
Заведено навіть журнал реєстрації таких нарад.
Збори суддів
За 2014 рік проведено 6 зборів суддів.
Станом на 18.06.2015 – 3. Протоколи в наявності.
Номенклатура справ суду
Не побудована логічно.
Розміщувати заголовки справ у номенклатурі необхідно за ступенем важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Деякі строки зберігання справ суперечать вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.
Наприклад:
наряд 01-16 «Протоколи зборів суддів». Строк зберігання – Доки не мине потреба, ст. 15. Потрібно – постійно (ст. 12 Переліку);
наряд 05-09 «Протоколи засідань експертної комісії». Строк зберігання – Доки не мине потреба, ст. 15. Потрібно – постійно (ст. 14а Переліку).
Звернення громадян та інформаційні запити
Журнал реєстрації звернень громадян в наявності. Прошитий, пронумерований, скріплений гербовою печаткою суду та підписом голови суду.
За 2014 рік до суду надійшло 2 звернення. Оформлення звернень відповідає вимогам Інструкції. Розглянуто у встановлений Законом України «Про звернення громадян» строк.
Протягом 2015 року, станом на 02.09.2015, до суду звернення громадян не надходили.
Журнал реєстрації інформаційних запитів фізичних та юридичних осіб в наявності. Прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду.
Протягом 2015 року, станом на 02.09.2015, до суду надійшло 4 інформаційні запити. Запити оформлені належним чином. Відповідь на запити надано у встановлений законом строк.
Приймання громадян
Згідно з наказом Сквирського районного суду Київської області встановлено графік прийому громадян у суді. В наявності є журнал реєстрації прийому громадян керівництвом суду.
В доступному та зручному місці на стенді – дошці оголошень для ознайомлення громадян–відвідувачів суду розміщені Правила внутрішнього трудового розпорядку, оголошення про роботу «Електронного суду», оголошення про можливість отримання смс-повісток, реквізити для сплати судового збору, зразки заяв, списки справ, що слухаються, Пам’ятка для відвідувачів суду.
Первинний облік та статистична звітність
Усі матеріали, що надходять до суду, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду (відповідно до п 2.1 Інструкції). Після реєстрації усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках та алфавітних покажчиках за формами встановленими Інструкцією.
Вхідна та вихідна кореспонденція у Сквирському районномусуді реєструється в автоматизованій системі документообігу суду.
На основі документів первинного обліку суд складає статистичні звіти (квартальні, піврічні та річні) встановлених форм.
Обліково-статистичні картки заповнюються в електронному вигляді.
При вивченні повноти та правильності заповнення обліково–статистичних карток встановлено:
- на кримінальні справи та справи кримінального провадження: реєструються в хронологічному порядку, в поодиноких випадках не зазначено звернення судових рішень до виконання (розділ 29 Інструкції);
- на справи цивільного судочинства - не завжди заповнюється дати призначення до судового розгляду;
- на справи адміністративного судочинства - не завжди заповнюється дати призначення до судового розгляду;
- на справи про адміністративні правопорушення - картки заповнюються відповідно до Інструкції, реєструються в хронологічному порядку, проставляються всі необхідні реквізити.
Облік кримінальних справ (кримінальних проваджень)
та відображення їх у звітах ф. № 1, 1-1
Діловодство канцелярії кримінальних справ суду ведеться державною мовою.
Дата фактичного надходження матеріалів кримінального провадження до суду відповідає даті заведення обліково-статистичної картки та даті реєстрації її у журналі вхідної кореспонденції.
До Сквирського районного суду протягом 2014 року надійшло 176 кримінальних проваджень відносно 198 осіб, з них 3 справи складає залишок на кінець звітного періоду.
Справи в порядку адміністративного судочинства за 2014 рік
До Сквирського районного суду протягом 2014 року надійшло 34 адміністративні справи, з них 3 справи залишено без розгляду. Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці за індексом „2-а”.
Справи про адміністративні правопорушення за 2014 рік
Справа про адміністративне правопорушення реєструється в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення за індексом „3”.
Обліково-статистичні картки на справу про адміністративні правопорушення ведеться в окремій картотеці, заповнюються всі необхідні реквізити.
При реєстрації та перереєстрації справ про адміністративне правопорушення недоліків не виявлено, хронологія надходження справ не порушена.
Протягом 2014 року до Сквирського суду надійшло 733 справи про адміністративні правопорушення, 11 справ повернуто судом, 722 справи розглянуто по суті.
Строки здачі справ до канцелярії суду
Кримінальні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті кримінальні справи за 2012-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду або в архіві суду. На обліково-статистичних картках проставляється знаходження справи – в канцелярії суду, в архіві суду або в апеляційній інстанції тощо.
Всі справи в наявності в канцелярії або в архіві суду, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 1, 2, 3).
Адміністративні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті адміністративні справи за 2012-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 4, 5, 6).
Цивільні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті цивільні справи за 2012-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 7, 8, 9).
Справи про адміністративні правопорушення
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті справи про адміністративні правопорушення за 2012-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 10, 11, 12).
Організація архівної справи в суді
Відповідальною за організацію роботи архіву Сквирського районного суду Київської області є архіваріус Рябець Наталія Іванівна.
Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі – Інструкція).
Організація роботи архіву Сквирського районного суду ведеться відповідно до Положення про архів Сквирського районного суду Київської області, затвердженого наказом голови суду від 25.06.2014 № 9 (далі - Положення).
Відповідно до наведених вище Інструкції та Положення, у суді наказом голови суду від 24.06.2014 року № 2 створена експертна комісія (далі - ЕК) суду. До складу ЕК суду входять 3 працівника суду та завідуючий архівного сектору Сквирської районної державної адміністрації Гетман О.П.
Положення про ЕК Сквирського районного суду Київської області затверджене головою суду 01.12.2014, погоджене Протоколом засідання ЕК суду від 02.12.2014 № 4 та погоджене Протоколом засідання архівного відділу Сквирської РДА від 02.12.2014 № 41.
План роботи ЕК суду на 2015 рік затверджений головою суду 15.12.2014 та підписаний архіваріусом суду. План роботи ЕК Сквирського районного суду на 2014 рік затверджений головою суду 16.12.2013 року.
Засідання ЕК Сквирського районного суду у 2014 році проводилися 5 разів (останній протокол від 12.12.2014). У 2015 році, станом на день перевірки, ЕК суду засідала 3 рази (останній протокол від 12.01.2015).
На виконання п. 4.3.6. Інструкції у суді складений Графік передачі справ до архіву Сквирського районного суду на 2015 рік затверджений головою суду 05.01.2015, підписаний архіваріусом суду. Строки передачі справ до архіву суду канцелярією суду дотримані.
Відповідно до пунктів 6.12-6.14 Інструкції в архіві суду, справи яких передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. Паспорт архіву суду складається щорічно в двох примірниках, один з яких до 01 грудня повинен направлятися до архівного відділу районної державної адміністрації. Паспорт архіву Сквирського районного суду Київської області за 2014 рік затверджений 27.11.2014. та підписаний архіваріусом суду.
В архів суду передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Однак помічені невеликі розбіжності зі зразками описів справ які передбачає Інструкція.
Засвідчувальні написи складені на окремому аркуші та вміщені наприкінці кожної справи. Оформлені відповідно до вимог Інструкції та підписані архіваріусом суду.
Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення календарного року зв‘язуються у пачки та передаються до архіву суду із зазначенням строків зберігання та з присвоєнням кожній справі архівного номеру. Передання до архіву справ та документів проводиться за актами, затвердженими головою суду, у яких вказується дата передання, їх кількість, номери справи. Акти відповідають встановленим зразкам, погоджуються протоколами ЕК суду та схвалюються протоколами ЕПК Сквирської РДА.
Строк зберігання судових справ та справ загального діловодства визначається відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом ДСА України №22 від 11.02.2010, або установлюється ЕК суду з урахуванням наукової і практичної цінності документа. У закінчених справах загального діловодства, що передані на зберігання до архіву суду, пронумеровані всі аркуші, зроблені засвідчувальні написи. На обкладинках справ вказано найменування суду, однак дата її початку і закінчення та термін зберігання не вказуються. На обкладинках судових справ, переданих до архіву суду, присутні написи «До архіву», що в свою чергу є дозволом на передання судової справи до архіву суду. Такий дозвіл в Сквирському районному суді надає голова суду після детальної перевірки справи.
Журнал видачі справ з архіву прошитий, пронумерований та скріплений печаткою. Ведеться належним чином. Протягом 2015 року 187 записів про видачу справ з архіву. Підписи про взяття та про повернення справ в наявності.
Організація обліку та зберігання речових доказів
Робота у суді щодо організації обліку та зберігання речових доказів проводиться відповідно до вимог Інструкції про порядок вилучення, обліку, зберігання та передачі речових доказів у кримінальних справах, цінностей та іншого майна органами дізнання, досудового слідства і суду (в новій редакції), затвердженої наказом Генеральної прокуратури України, Міністерства внутрішніх справ України, Державної податкової адміністрації України, Служби безпеки України, Верховного суду України, Державної судової адміністрації України від 27.08.2010 №51/401/649/471/23/125 (далі - Інструкція).
Особою, відповідальною у суді за зберігання речових доказів, в Сквирському районному суді визначено секретаря суду – Анодіну Н.П. (наказ від 15.01.2014 № 6)
Для обліку речових доказів у суді заведений журнал. Журнал обліку речових доказів у Сквирському районному суді прошитий, пронумерований, скріплений гербовою печаткою та підписом голови суду. При реєстрації речових доказів у журналі записи проводяться в хронологічному порядку, кожна річ записується окремо, як того вимагає Інструкція.
У 2015 році станом на день перевірки зафіксовано 50 справ з речовими доказами. У суді речові докази не зберігаються.
Керівник апарату суду, за участі відповідальної за збереження речових доказів у суді особи повинен не рідше одного разу на рік перевіряти стан та умови зберігання речових доказів, правильність ведення документів по їх прийому, обліку, передачі відповідно до Інструкції. За результатами перевірки складається акт. Загалом стан організації роботи по обліку за зберіганню речових доказів у суді на належному рівні.
Бібліотека суду
Відповідно до вимог Інструкції зділоводства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 зі змінами, в Сквирському районному суді Київської області створена та діє бібліотека суду.
Положення про бібліотеку Сквирського районного суду Київської області затверджене наказом голови суду від 26.06.2014 №10.
Наказом від 10.02.2014 № 7 обов’язки щодо організації роботи бібліотеки суду покладені на консультанта суду – Олефіра А.А.
Правила користування бібліотекою Сквирського районного суду затверджені наказом керівника апарату суду від 27.06.2014 № 11.
В суді заведений журнал обліку юридичної літератури, який прошитий, пронумерований, скріплений печаткою та підписом голови суду. Журнал ведеться належним чином, вчасно обліковуються надходження всіх офіційних видань.
Також належним чином ведеться журнал користування бібліотекою суду.
Ведення кадрового діловодства
Штатним розписом Сквирського районного суду Київської області на 2015 рік передбачено 26 штатних одиниць, з них: 5 судді, 18 державних службовців, 1 службовець, 1 прибиральниця, 1 опалювач.
Станом на 02 вересня 2015 року в суді відсутні вакантні посади.
Відповідно до посадової інструкції обов‘язки з організації роботи з кадрами в Сквирському районному суді покладені на заступника керівника апарату Шараєвську Оксану Юріївну відповідно до наказу територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області № 174/к від 21.12.2011 р.
У процесі вивчення кадрового забезпечення Сквирського районного суду встановлено наступне.
Правила внутрішнього трудового розпорядку для суддів та працівників апарату Сквирського районного суду Київської області розроблені відповідно до чинного законодавства та затверджені наказом голови № 9 від 20.05.2015 р., з якими працівники суду ознайомлені під розпис. Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщені на дошці оголошень суду.
Особові справи працівників апарату суду та суддів ведуться спільно відповідно Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції та Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98. № 371 (далі-Порядок ведення особових справ державних службовців).
В особових справах працівників суду відсутня інформація про працюючих у зазначеному органі близьких осіб.
При заповненні трудових книжок працівників суду, в основному, в суді дотримуються виконання вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 № 59. Відомості про призначення, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу керівника апарату.
При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву державної служби, до особової справи працівника апарату суду не додається довідка про перебування в кадровому резерві.
На виконання вимог Закону України “Про державну службу” та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 року №169 в суді створена конкурсна комісія (наказ керівника апарату від 16.07.2015 року № 9).
Присвоєння рангів та вставлення надбавок за вислугу років державним службовцям апарату суду, в основному, проводяться у відповідності до Закону України “Про державну службу”. Ранги державним службовцям апарату суду присвоюються за поданням керівника апарату суду за умови успішної роботи.
У суді заведені книги реєстрації наказів, накази голови суду та керівника апарату суду реєструються в окремих журналах та окремих нарядах залежно від тематики наказів та строків зберігання: з основної діяльності, з особового складу, з адміністративного-господарських питань та про надання відпусток. Однак, в журналі реєстрації наказів голови суду з основної діяльності не зареєстровано наказ № 8 від 24.04.2015 року «Про призначення відповідальної особи за збереження та використання малої гербової печатки».
У Сквирському районному суді виконуються вимоги антикорупційного законодавства, відсутні факти адміністративного провадження в справах про корупційні діяння або інші правопорушення, пов’язані з корупцією. Державні службовці суду доходи за 2014 рік задекларували, декларації про знаходяться в особових справах працівників апарату суду.
ЄДКС «Картка» ведеться на належному рівні.
В и с н о в к и
На підставі вивчення стану організації роботи Сквирського районного суду Київської області можна дійти висновку про добрий рівень стану судового діловодства, обліково-статистичної роботи, архівної справи та кадрового діловодства.
І. Для забезпечення належного стану організаційної роботи з судового діловодства, обліково-статистичної роботи, кадрової та архівної діяльності суду вважаємо за необхідне рекомендувати:
Голові Сквирського районного суду Київської області:
Відповідно до ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» - посилити контроль за ефективністю діяльності роботи суду.
Керівнику апарату Сквирського районного суду Київської області:
Усунути всі недоліки, виявлені під час перевірки:
1. Суворо дотримуватись вимог Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, а також в разі необхідності надання відповідальним особам Сквирського районного суду методичної допомоги працівниками територіального управління;
2. Розмістити форму запиту на публічну інформацію, що знаходиться у володінні Сквирського районного суду, витяг із Закону України «Про судоустрій і статус суддів» щодо дисциплінарної відповідальності суддів, витяг із Закону України «Про звернення громадян», графік прийому ТУ ДСА України в Київській області, Апеляційного суду Київської області, схему евакуації на випадок пожежі, Правила пропуску осіб до приміщень суду;
3. Здійснювати систематичне навчання працівників апарату суду з питань діловодства та обліково-статистичної роботи та дотримуватися Плану навчань;
4. Здійснювати систематичне навчання працівників апарату суду з питань діловодства та обліково-статистичної роботи;
5. Посилити контроль за веденням обліку кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення;
6. Неухильно дотримуватися положень Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173 зі змінами;
7. Дотримуватись Інструкції щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів» затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 55 від 05 червня 2006 року;
8. Посилити контроль за веденням судової статистики. Звертати увагу на своєчасність подання звітів та достовірність показників звітності про стан здійснення правосуддя;
9. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та дані стану здійснення правосуддя.
10. Дотримуватися встановлених інструкціями термінів затвердження планів та графіків щодо організації роботи суду та зокрема архіву суду;
11. Ретельно перевірити усі особові справи, привести у відповідність та дотримуватися вимог Порядку ведення особових справ державних службовців.
ІІ. Доповідну записку розглянути на нараді за участю голови суду та працівників апарату місцевого суду.
ІІІ. Про проведену роботу з усунення виявлених перевіркою недоліків повідомити територіальне управління Державної судової адміністрації України в Київській області до 16 жовтня 2015 року.
ІV. Доповідну записку направити голові Апеляційного суду Київської області до відома.
Начальник відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій О.Ю. Горностай
Головний спеціаліст відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій І.Г. Приймак
Головний спеціаліст відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій О.Ю. Стоцька
Головний спеціаліст сектору кадрової роботи Д.В. Смірнова
_03_03.png)
