ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник територіального
управління Державної судової
адміністрації України в
Київській області
_________________ Н.Я. Бадахов
«02» грудня2015року
ДОВІДКА
за результатами перевірки стану організації ведення роботи
в Бородянському районному суді Київської області
Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області від 16.11.2015 № 122 18 листопада 2015 року було здійснено перевірку організації роботи Бородянського районного суду Київської області комісією у складі: Горностай О.Ю. – начальника відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Муляревич С.В. – завідуючої сектором кадрової роботи, Пермінова О.О. – головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій та Приймак І.Г. – головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій.
Перевірка стану організації роботи Бородянського районного суду Київської області включала наступні питання: організація ведення судового діловодства,організації ведення кадрової роботи,організація ведення судової статистики,організація роботи зі зверненнями громадянта роботи із запитами на отримання публічної інформації, організація архівної справи в суді. Важливим напрямком перевірки роботи суду було встановлення наявності розглянутих справ у канцелярії (в архіві) місцевого загального суду.
Ведення судового діловодства
Діловодство Бородянського районного суду Київської області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Панчук Діана Петрівна, яка забезпечує також організованість у роботі працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
В своїй роботі працівники Бородянського районного суду Київської області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 зі змінами (далі - Інструкція), а також новою редакцією Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та погодженого наказом ДСА України від 02.04.2015 № 45.
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
План роботи суду
В наявності Плани роботи Бородянського районного суду на І та ІІ півріччя 2015 року, затверджені головою суду.
Є відмітки про виконання.
Навчання з працівниками апарату суду
Навчання проводяться постійно.
Є плани занять на І та ІІ півріччя 2015 року. Відміток про виконання немає.
Станом на 18.11.2015 проведено 9 занять.
Оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду
Проводяться постійно. Станом на 18.11.2015 рік проведено 5 нарад.
Протоколи в наявності.
Збори суддів місцевого суду
Станом на 18.11.2015 проведено 14 зборів.
Протоколи та рішення до них в наявності.
Номенклатура справ суду
Номенклатура Бородянського районного суду затверджена протоколом ЕПК Державного архіву Київської області 27.01.2015 № 1.
З наряду 01-05 «Плани роботи суду та ТУ ДСА України в Київській області» рекомендується виокремити у відповідні наряди плани-графіки стажування суддів у Апеляційному суді Київської області, а також на 2016 рік перейменувати наряд у «Плани роботи суду» у зв’язку з тим, що плани територіального управління, надіслані до відома, не повинні зберігатися «постійно».
Звернення громадян та інформаційні запити
Журнал реєстрації звернень громадян в наявності. Прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду.
За 2014 рік – 2 звернення громадян. Станом на 18.11.2015 – 3 звернення.
Журнал реєстрації інформаційних запитів фізичних та юридичних осіб в наявності. Прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду.
Станом на 18.11.2015 – 5 запитів.
Перевіркою виявлено, що у відповідях за підписом голови суду на запити Громадської організації «Інститут розвитку регіональної преси» щодо надання інформації про декларації суддів Бородянського районного суду є посилання на офіційний сайт суду, звідки пропонується взяти запитувану інформацію. На думку перевіряючих, це є порушенням ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Приймання громадян
Згідно з наказом суду встановлено графік прийому громадян у суді. В наявності є журнал реєстрації прийому громадян керівництвом суду.
В доступному та зручному місці на стенді – дошці оголошень для ознайомлення громадян–відвідувачів суду розміщені оголошення про роботу «Електронного суду», оголошення про можливість отримання смс-повісток, реквізити для сплати судового збору, зразки заяв, списки справ, що слухаються, графік прийому громадян керівництвом Бородянського районного суду, Апеляційного суду Київської області, схема евакуації на випадок пожежі, Правила пропуску осіб до приміщень суду.
Первинний облік та статистична звітність
Усі матеріали, що надходять до суду, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду (відповідно до п 2.1 Інструкції). Після реєстрації усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках та алфавітних покажчиках за формами встановленими Інструкцією.
Вхідна та вихідна кореспонденція в Бородянському районномусуді реєструється в автоматизованій системі документообігу суду.
На основі документів первинного обліку суд складає статистичні звіти (квартальні, піврічні та річні) встановлених форм.
Обліково-статистичні картки заповнюються в електронному вигляді.
Облік кримінальних справ ( кримінальних проваджень)
та відображення їх у звітах ф. № 1, 1-1
Діловодство канцелярії кримінальних справ суду ведеться державною мовою.
Дата фактичного надходження матеріалів кримінального провадження до суду відповідає даті заведення обліково-статистичної картки та даті реєстрації її у журналі вхідної кореспонденції.
Фактична кількість кримінальних справ (кримінальних проваджень), що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
Облік цивільних справ
та відображення їх у звіті ф. № 2-Ц
Облік цивільних справ у суді здійснюється відповідно до Інструкції.
Дата фактичного надходження справи до суду відповідає даті заведення обліково-статистичних картках та даті реєстрації її у журналі вхідної кореспонденції.
Фактична кількість цивільних справ, що знаходились в провадженні суду, у звіті відображена вірно.
Обліково-статистичні картки залежно від форми зберігаються в різних картотеках: на справи наказного провадження; на справи окремого провадження; на справи адміністративної юрисдикції.
Облік справ в порядку адміністративного
судочинства та відображення їх у звіті ф. № 2-А
Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці за індексом „2-а”.
Фактична кількість адміністративних справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
Облік справ про адміністративні правопорушення
та відображення їх у звіті ф. № 3
Справа про адміністративне правопорушення реєструється в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення за індексом „3”.
Обліково-статистичні картки на справу про адміністративні правопорушення ведеться в окремій картотеці.
При реєстрації та перереєстрації справ про адміністративне правопорушення недоліків не виявлено, хронологія надходження справ не порушена.
Фактична кількість кримінальних справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
Строки здачі справ до канцелярії суду
Кримінальні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті кримінальні справи за 2013-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду або в архіві суду. На обліково-статистичних картках проставляється знаходження справи – в канцелярії суду / в архіві суду або в апеляційній інстанції тощо.
Всі справи в наявності в канцелярії або в архіві суду, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 1, 2).
Адміністративні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті адміністративні справи за 2013-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 3, 4).
Цивільні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті цивільні справи за 2013-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 5, 6).
Справи про адміністративні правопорушення
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті справи про адміністративні правопорушення за 2013-2014 р.р. та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 7, 8).
Організація архівної справи в суді
Відповідальною за організацію роботи архіву Бородянського районного суду Київської області є архіваріус Мельніченко О.О.
Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі – Інструкція).
Організація роботи архіву суду ведеться відповідно до Положення про архівний підрозділ Бородянського районного суду Київської області, затвердженого наказом керівника апарату № 172 від 10.12.2012, схваленого Протоколом ЕК архівного відділу Бородянської РДА № 7 від 14.12.2012. Протоколом ЕК суду зазначене положення не схвалене.
Відповідно до наведеної вище Інструкції, у суді створено експертну комісію (далі - ЕК) суду у складі судді Гумбатова В.А. (голова комісії), 5 працівників апарату суду та начальника архівного відділу Бородянської РДА. Станом на день перевірки склад чинний. Зміни до складу ЕК суду вносяться наказом голови суду в разі необхідності.
Положення про ЕК Бородянського районного суду Київської області затверджене наказом голови суду від 14.12.2012 № 141.
Плану роботи ЕК суду на 2015 рік немає.
Засідання ЕК Бородянського районного суду у 2015 році проводилися 5 разів.
Графік передання судових справ та інших документів канцелярією до архіву суду на 2015 рік (на виконання п. 4.3.6. Інструкції) в наявності.
Закінчені судові справи, наряди, журнали, картотеки після закінчення календарного року зв‘язуються у пачки та передаються до архіву суду із зазначенням строків зберігання та з присвоєнням кожній справі архівного номеру. Передання до архіву справ та документів проводиться за актами, затвердженими головою суду, у яких вказується дата передання, їх кількість, номери справи. Акти відповідають встановленому зразку.
Журнал видачі справ з архіву прошитий, пронумерований та скріплений печаткою. Ведеться належним чином.
Ведення кадрового діловодства в суді
Штатним розписом Бородянського районного суду на 2015 рік затверджено 28 штатні одиниці, з них: 5 судді, 20 державних службовців, 2 службовець, 1 прибиральниця та 1 опалювач.
Станом на 18 листопада 2015 року в суді відсутні вакантні посади.
Відповідно до посадової інструкції, обов‘язки з організації роботи з кадрами в Бородянському районному суді покладені на заступника керівника апарату Кондратенко Вікторію Вікторівну.
У процесі вивчення кадрового забезпечення Бородянського районного суду встановлено наступне.
Правила внутрішнього трудового розпорядку для суддів та працівників апарату суду розроблені відповідно до чинного законодавства та затверджені 01.07.2013, з якими працівники суду ознайомлені під розпис. Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщені на дошці оголошень суду.
Журнал руху особових справ та журнал руху трудових книжок ведуться на належному рівні.
Особові справи працівників апарату суду та суддів ведуться спільно відповідно Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції та Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98. № 371 (далі-Порядок ведення особових справ державних службовців).
При заповненні трудових книжок працівників суду, в основному, в суді дотримуються виконання вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 59. Відомості про призначення, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу керівника апарату.
Особові справи та трудові книжки зберігаються в металевому сейфі.
При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву державної служби, до особової справи працівника апарату суду додається довідка про перебування в кадровому резерві.
Кадровий резерв для державної служби Бородянського районного суду розроблений відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 199 від 28.02.2001 «Про затвердження Положення про формування кадрового резерву для державної служби» та затверджений наказом суду від 29.12.2014.
На виконання вимог Закону України «Про державну службу» та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 №169 в суді створена конкурсна комісія, наказ керівника апарату № 70 від 14.06.2011 зі змінами від 02.11.2011, до складу якої входить суддя. Статтями 53, 54 закону України «Про судоустрій і статус суддів» встановлено вичерпний перелік діяльності, якою має право займатися суддя, та органів в діяльності яких він має брати участь. Даним переліком не встановлено право судді входить до складу конкурсної комісії та брати участь у проведенні іспиту для зайняття посад державних службовців.
Протоколи засідань конкурсної комісії та відповіді на білети зберігаються в окремому наряді. Іспит проводиться відповідно до затвердженого наказом керівника апарату суду. Умови проведення конкуру в суді затверджені наказ керівника апарату № 57 від 07.05.2013.
Протягом 2015 року в суді не проводився конкурс на заміщення вакантних посад державних службовців та не проводилась спеціальна перевірка відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій держави.
Присвоєння рангів та вставлення надбавок за вислугу років державним службовцям апарату суду, в основному, проводяться у відповідності до Закону України «Про державну службу». Ранги державним службовцям апарату суду присвоюються за поданням керівника апарату суду за умови успішної роботи.
Обчислення стажу державної служби працівникам Бородянському районного суду здійснюється відповідно до чинного законодавства.
У лютому 2015 року в суді була проведена щорічна оцінка відповідно до Загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань, затверджений наказом Головного управління державної служби України № 122 від 31.10.2003 та наказу керівника апарату суду № 3/к від 05.02.2015. Всього підлягало проведенню щорічної оцінки 12 державних службовців апарату суду. По результатам проведеної щорічної оцінки 11 державний службовець отримали добру оцінку та один державний службовець отримав високу оцінку.
В листопаді 2013 року в суді була проведена атестація державних службовців. На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 28.12.2000 № 1922 в суді створена атестаційна комісія, яка затверджена наказом керівника апарату № 162 від 24.10.2013. Атестація державних службовців була проведена відносно 6 державних службовців, атестаційні листи та характеристики знаходяться в особових справах працівників, які проходили атестацію. Відповідно до протоколу засідання атестаційної комісії всі державні службовці, які проходили атестацію відповідають займаним посадам про, що виданий відповідний наказ суду № 182 від 03.12.2013.
З метою визначення черговості і надання щорічних відпусток суддям та працівникам апарату суду складений графік відпусток. Графік надання відпусток затверджений 29 грудня 2014 року та доведений до відома всіх працівників суду під розписку.
У суді заведена книга реєстрації наказів голови суду та керівника апарату суду. Так у 2014, 2015 роках накази голови суду та керівника апарату суду реєструються в окремих журналах та окремих нарядах залежно від тематики наказів та строків зберігання: з основної діяльності, з особового складу, з адміністративного-господарських питань та про надання відпусток.
Однак, при перегляді даних журналів встановлено, що накази суду реєструються не за порядковим номером.
Бородянський районний суд виконує вимоги антикорупційного законодавства, відсутні факти адміністративного провадження в справах про корупційні діяння або інші правопорушення, пов’язані з корупцією. Державні службовці суду доходи за 2014 рік задекларували, декларації про доходи підшиті в особових справах працівників апарату суду.
Висновки
На підставі вивчення стану організації роботи Бородянського районного суду Київської області можна дійти висновку про добрий рівень стану судового діловодства, обліково-статистичної роботи, архівної справи та кадрового діловодства.
І. Для забезпечення належного стану організаційної роботи з судового діловодства, обліково-статистичної роботи, кадрової та архівної діяльності суду вважаємо за необхідне рекомендувати:
Голові Бородянського районного суду Київської області:
Відповідно до ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» - посилити контроль за ефективністю діяльності роботи суду.
Керівнику апарату Бородянського районного суду Київської області:
Усунути всі недоліки, виявлені під час перевірки:
1. При складанні номенклатури справ суду на 2016 рік розміщувати заголовки справ за ступенем важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
2. В протоколах ЕК суду про передання справ постійного зберігання та з особового складу до архіву суду обов’язково зазначати кількість переданих справ цифрами та прописом.
3. Складати за затверджувати плани роботи експертної комісії суду на рік.
4. Проведені навчання працівників апарату суду оформлювати протоколами.
5. Для реєстрації інформаційних запитів використовувати літерно-цифрові позначення для полегшення обліку їх надходжень.
6. На дошці оголошень додатково розмістити:
- витяг із Закону України «Про судоустрій і статус суддів» щодо дисциплінарної відповідальності суддів, адресу Вищої кваліфікаційної комісії;
- форму запиту на публічну інформацію, що знаходиться у володінні Бородянського районного суду;
- графік прийому громадян ТУ ДСА України в Київській області.
7. Посилити контроль за веденням обліку кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення та заповненням ОСК.
8. Неухильно дотримуватися вимог положень Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ, затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173.
9. Дотримуватись правил, встановлених Інструкцією про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду.
10. Внести зміни до наказу суду про створення конкурсної комісії з складу якої вивести суддю.
11. Приділити увагу при оформленні наказів суду до вимог законодавства та їх реєстрації у журналах.
ІІ. Доповідну записку розглянути на нараді за участю голови суду та працівників апарату місцевого суду.
ІІІ. Про проведену роботу з усунення виявлених перевіркою недоліків повідомити територіальне управління Державної судової адміністрації України в Київській області до 04.01.2016.
ІV. Доповідну записку направити голові Апеляційного суду Київської області до відома.
Начальник відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій О.Ю. Горностай
Завідуюча сектором кадрової роботи С.В. Муляревич
Головний спеціаліст відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій О.О. Пермінова
Головний спеціаліст відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій І.Г. Приймак
_03_03.png)
