ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник територіального
управління Державної судової
адміністрації України в
Київській області
_________________ Н.Я. Бадахов
«____» __________ ______ року
ДОВІДКА
за результатами повторної перевірки стану організації ведення роботи
в Іванківському районному суді Київської області
Відповідно до наказу начальника територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області від 22.09.2015 № 96 та Довідки за результатами перевірки стану організації ведення роботи в Іванківському районному суді Київської області від 02 липня 2015 року 30вересня 2015 року було здійснено повторну комплексну перевірку організації роботи Іванківського районного суду Київської області комісією у складі: Горностай О.Ю. – начальника відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Пермінової О.О. – головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій та Приймак І.Г. – головного спеціаліста відділу організаційного забезпечення діяльності судів, судової статистики та інформаційних технологій, Смірнової Д.В. – головного спеціаліста сектору кадрової роботи.
Повторна перевірка організації роботи Іванківського районного суду Київської області включала питання стану виправлення недоліків виявлених з: організації ведення судового діловодства, номенклатури справ суду, первинного обліку справ та статистичної звітності, організації кадрового забезпечення,організації роботи зі зверненнями громадян, організації роботи із запитами на отримання публічної інформації, організації роботи архіву суду, організації проведення навчань з апаратом суду, а також рівень професійної підготовки в.о. керівника апарату суду. Разом з тим було перевірено наявність розглянутих справ у архіві місцевого загального суду за 2012-2013 роки.
Ведення судового діловодства
Організацію діловодства в Іванківському районному суді Київської області та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 № 173 зі змінами (далі - Інструкція) та своєї посадової інструкції з 15 липня 2015 року забезпечує в.о. керівника апарату суду Капустіна Олена Георгіївна (наказ № 71 від 21.07.2015), яка також забезпечує організованість у роботі працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
В своїй роботі працівники Іванківського районного суду Київської області керуються Інструкцією, а також новою редакцією Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджену рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25 та погоджену наказом ДСА України від 02.04.2015 № 45.
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
План роботи суду
Затверджується поквартально та на рік.
В наявності План роботи Іванківського районного суду на І та ІІ півріччя 2015 року, затверджений головою суду.
Є відмітки про виконання.
Навчання
Навчання проводяться постійно.
Є Плани занять з працівниками апарату суду на І та ІІ півріччя 2015 року. З планом занять працівники суду ознайомлені.
Проведені навчання оформлюються протоколами.
Станом на 30.09.2015 проведено 14 занять за 2015 рік.
Оперативні наради з суддями та працівниками апарату суду
Проводяться постійно. Станом на 23.09.2015 з працівниками апарату суду проведено 14 нарад за 2015 рік; зборів трудового колективу – 4. Протоколи в наявності.
Збори суддів
Станом на 30.09.2015 – 18 зборів.
Протоколи та рішення до них в наявності.
Номенклатура справ суду
Номенклатура справ Іванківського районного суду Київської області на 2015 рік затверджена 26 червня 2015 року.
Зауважень щодо оформлення немає.
Звернення громадян та інформаційні запити
Журнал реєстрації звернень громадян в наявності. Прошитий, пронумерований, скріплений гербовою печаткою та підписом голови суду.
За 2014 рік – 4 звернення. Станом на 30.09.2015 – 4 звернення.
Перевіркою встановлено, що звернення громадян реєструються лише за двома літерами С (скарга) та З (заява) та відповідним порядковим номером, що є невірним.
Журнал реєстрації інформаційних запитів фізичних та юридичних осіб в наявності. Прошитий, пронумерований, скріплений печаткою суду.
Станом на 30.09.2015 – 7 запитів.
Приймання громадян
Згідно з наказом Іванківського районного суду Київської області встановлено графік прийому громадян у суді. В наявності є журнал реєстрації прийому громадян керівництвом суду.
В доступному та зручному місці на стенді – дошці оголошень для ознайомлення громадян –відвідувачів суду розміщені Правила внутрішнього трудового розпорядку, оголошення про роботу «Електронного суду», оголошення про можливість отримання смс-повісток, реквізити для сплати судового збору, зразки заяв, списки справ, що слухаються, графік прийому ТУ ДСА України в Київській області, Апеляційного суду Київської області, форма запиту на публічну інформацію, що знаходиться у володінні Іванківського районного суду, витяг із Закону України «Про судоустрій і статус суддів» щодо дисциплінарної відповідальності суддів, витяг із Закону України «Про звернення громадян», схема евакуації на випадок пожежі, Пам’ятка для відвідувачів суду, Порядок взаємодії зі ЗМІ, Порядок проведення фото- та відеозйомки, Перелік відомостей Іванківського районного суду, що становлять службову інформацію.
Первинний облік та статистична звітність
Усі матеріали, що надходять до суду, реєструються в автоматизованій системі документообігу суду (відповідно до п 2.1 Інструкції). Після реєстрації усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках та алфавітних покажчиках за формами встановленими Інструкцією.
Вхідна та вихідна кореспонденція в Іванківському районномусуді реєструється в автоматизованій системі документообігу суду.
На основі документів первинного обліку суд складає статистичні звіти (квартальні, піврічні та річні) встановлених форм.
Обліково-статистичні картки заповнюються в електронному вигляді.
Облік кримінальних справ ( кримінальних проваджень)
та відображення їх у звітах ф. № 1, 1-1
Діловодство канцелярії кримінальних справ суду ведеться державною мовою.
Дата фактичного надходження матеріалів кримінального провадження до суду відповідає даті заведення обліково-статистичної картки та даті реєстрації її у журналі вхідної кореспонденції.
|
Фактична кількість кримінальних справ (кримінальних проваджень), що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
Облік цивільних справ
та відображення їх у звіті ф. № 2-Ц
Облік цивільних справ у суді здійснюється відповідно до Інструкції.
Дата фактичного надходження справи до суду відповідає даті заведення обліково-статистичних картках та даті реєстрації її у журналі вхідної кореспонденції.
Фактична кількість цивільних справ, що знаходились в провадженні суду, у звіті відображена вірно.
Обліково-статистичні картки залежно від форми зберігаються в різних картотеках: на справи наказного провадження; на справи окремого провадження; на справи адміністративної юрисдикції.
Облік справ в порядку адміністративного
судочинства та відображення їх у звіті ф. № 2-А
Адміністративні справи, позовні заяви, що розглядаються в порядку адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці за індексом „2-а”.
Фактична кількість адміністративних справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
Облік справ про адміністративні правопорушення
та відображення їх у звіті ф. № 3
Справа про адміністративне правопорушення реєструється в обліково-статистичній картці на справу про адміністративне правопорушення за індексом „3”.
Обліково-статистичні картки на справу про адміністративні правопорушення ведеться в окремій картотеці.
При реєстрації та перереєстрації справ про адміністративне правопорушення недоліків не виявлено, хронологія надходження справ не порушена.
Фактична кількість кримінальних справ, що знаходились в провадженні суду, у звітах відображена вірно.
|
Строки здачі справ до канцелярії суду
Адміністративні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті адміністративні справи за 2012-2013 роки та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додатки 1, 7).
Цивільні справи
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті цивільні справи (цивільні справи, цивільні справи окремого та наказного провадження) за 2012-2013 роки та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додати 2, 3, 4, 5, 6, 8).
Справи про адміністративні правопорушення
В ході перевірки були відібрані всі розглянуті справи про адміністративні правопорушення за 2012-2013 роки та щодо яких не було подано апеляцію і перевірено наявність справ в канцелярії суду.
Всі справи в наявності в канцелярії, окрім тих по яких ще виготовляється протокол та рішення у встановлений законом строк (Додаток 9, 10).
Організація архівної справи в суді
Відповідальною за організацію роботи архіву Іванківського районного суду Київської області є архіваріус Недашківська Т.С.
Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі – Інструкція).
Відповідно до Інструкції та Положення про архів Іванківського районного суду Київської області, у суді наказом голови суду від 13.07.2015 № 6-ОД створена експертна комісія (далі - ЕК) суду. До складу ЕК суду входить 4 працівників суду та начальник архівного відділу Іванківської РДА Київської області. Склад чинний.
Згідно п.3.3.3. Інструкції ЕК суду працює відповідно до річного плану. План роботи ЕК Іванківського районного суду на 2015 р. підписаний головою суду та схвалений протоколом засідання ЕК суду №1 від 23.01.2015. План роботи ЕК Іванківського районного суду на 2014 рік, підписаний головою суду та схвалено протоколом засідання ЕК суду від 23.09.2014 №1.
Засідання ЕК суду повинні проводитись не рідше 1 разу на рік (п.3.3.3.Інструкції). Перевірці було надано 2 протоколи засідання ЕК суду за 2015 рік від 23.01.2015 та 26.06.2015.
Відповідно до розділу 3.4. Інструкції в суді щорічно повинна проводитися експертиза цінності документів суду. В архів суду передаються справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передавання здійснюється тільки за описами справ. Станом на день перевірки архіваріусом приведено у відповідність діючій Інструкції акти про вилучення для знищення справ та описи справ постійного, тривалого зберігання та справ з особового складу .
Відповідно до пунктів 6.12-6.14 Інструкції в архіві суду, справи яких передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. Паспорт архіву Іванківського районного суду складаний в двох примірниках, один з яких до направлений до архівного відділу Іванківської районної державної адміністрації.
Графіки передання судових справ та інших документів канцелярією до архіву суду, передбачені п. 4.3.6. Інструкції, затверджуються головою суду у грудні.
Засвідчувальні написи складені на окремому аркуші та вміщені наприкінці кожної справи. Оформлені відповідно до вимог Інструкції та підписані архіваріусом суду.
Строк зберігання судових справ та справ загального діловодства визначається відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом ДСА України №22 від 11.02.2010, або установлюється ЕК суду з урахуванням наукової і практичної цінності документа.
Закінчені справи загального діловодства, що передані на зберігання до архіву суду, оформлені належним чином: пронумеровані аркуші, складені внутрішні описи, зроблені засвідчувальні написи, обкладинки (титульні аркуші) на справах оформлені у відповідності до розділу 4.1 Інструкції.
Журнал видавання справ з архіву суду, передбачений п.7.9 Інструкції, прошитий, пронумерований та скріплений печаткою, ведеться належним чином.
Ведення кадрового діловодства в суді
Штатним розписом Іванківського районного суду Київської області на 2015 рік передбачено 26 штатних одиниць, з них: 5 судді, 19 державних службовців, 1 службовець, 1 прибиральниця.
Станом на 30 вересня 2015 року в суді відсутні вакантні посади.
Відповідно до посадової інструкції обов‘язки з організації роботи з кадрами в Іванківському районному суді покладені на заступника керівника апарату Капустіну Олену Георгіївну відповідно до наказу територіального управління Державної судової адміністрації України в Київській області № 62/к від 10.07.2015 року.
У процесі вивчення кадрового забезпечення Іванківського районного суду встановлено наступне.
Правила внутрішнього трудового розпорядку для суддів та працівників апарату Іванківського районного суду Київської області розроблені відповідно до чинного законодавства та затверджені загальними зборами трудового колективу від 06.02.2014 р. з якими працівники суду ознайомлені під розпис. Правила внутрішнього трудового розпорядку розміщені на дошці оголошень суду.
Особові справи працівників апарату суду та суддів ведуться спільно відповідно Методичних рекомендацій щодо ведення обліку кадрів і кадрового діловодства в місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції та Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету МіністрівУкраїни від 25.05.98. № 371 (далі - Порядок ведення особових справ державних службовців).
При заповненні трудових книжок працівників суду, в основному, в суді дотримуються виконання вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 № 59. Відомості про призначення, переведення на іншу роботу, звільнення, заохочення працівника тощо вносяться в трудову книжку відповідно до наказу керівника апарату.
В суді ведеться графік черговості надання щорічних відпусток суддям та працівникам апарату суду але з графіком працівники та судді не ознайомлені.
При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву державної служби, до особової справи працівника апарату суду додаються довідка про перебування в кадровому резерві.
На виконання вимог Закону України “Про державну службу” та Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002 року № 169 в суді створена конкурсна комісія (наказ керівника апарату від 13.07.2015 року № 3-од).
Присвоєння рангів та вставлення надбавок за вислугу років державним службовцям апарату суду, в основному, проводяться у відповідності до Закону України “Про державну службу”. Ранги державним службовцям апарату суду присвоюються за поданням керівника апарату суду за умови успішної роботи.
У суді заведені книги реєстрації наказів, накази голови суду та керівника апарату суду реєструються в окремих журналах та окремих нарядах залежно від тематики наказів та строків зберігання: з основної діяльності, з особового складу, з адміністративного-господарських питань та про надання відпусток. Однак, в журналі реєстрації наказів голови суду з надання відпусток не зареєстровано наказ № 16/в, а в журналі реєстрації наказів керівника апарату з адміністративно-господарських питань не зареєстровані накази № 21-22-23.
У Іванківському районному суді виконуються вимоги антикорупційного законодавства, відсутні факти адміністративного провадження в справах про корупційні діяння або інші правопорушення, пов’язані з корупцією. Державні службовці суду доходи за 2014 рік задекларували, декларації про знаходяться в особових справах працівників апарату суду.
ЄДКС «Картка» ведеться на належному рівні.
Висновки
За результатами повторної перевірки стану організації роботи Іванківського районного суду Київської області можна дійти висновку про добрий рівень стану судового діловодства, обліково-статистичної роботи, архівної справи та кадрового діловодства в суді.
І. Для забезпечення належного стану організаційної роботи з судового діловодства, обліково-статистичної роботи, кадрової та архівної діяльності Іванківського районного суду Київської області вважаємо за необхідне рекомендувати:
Голові Іванківського районного суду Київської області:
Відповідно до ст. 24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» - посилити контроль за ефективністю діяльності роботи суду.
В.о. керівника апарату Іванківського районного суду Київської області:
Усунути недоліки, виявлені під час перевірки:
1. Неухильно дотримуватися вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348, а саме:
- при реєстрації звернень громадян користуватися реєстраційним індексом, який складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла (наприклад, Д-15). Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання звернень;
2. Посилити контроль за веденням обліку кримінальних, цивільних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення;
3. Неухильно дотримуватися положень Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної республіки Крим та Вищому спеціалізованому суду з розгляду цивільних та кримінальних справ що затверджена наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173 зі змінами;
4. Посилити контроль за веденням судової статистики. Звертати увагу на своєчасність подання звітів та достовірність показників звітності про стан здійснення правосуддя. Після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та дані стану здійснення правосуддя.
5. Дотримуватися встановлених інструкціями термінів затвердження планів та графіків щодо організації роботи суду;
ІІ. Доповідну записку розглянути на нараді за участю голови суду та працівників апарату місцевого суду.
ІІІ. Про проведену роботу з усунення виявлених перевіркою недоліків повідомити територіальне управління Державної судової адміністрації України в Київській області до 06 листопада 2015 року.
ІV. Доповідну записку направити голові Апеляційного суду Київської області до відома.
Начальник відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій О.Ю. Горностай
Головний спеціаліст відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій О.О. Пермінова
Головний спеціаліст відділу організаційного
забезпечення діяльності судів, судової
статистики та інформаційних технологій І.Г. Приймак
Головний спеціаліст сектору кадрової роботи Д.В. Смірнова
_03_03.png)
